Порядок списання паливно-мастильних матеріалів на підприємстві: документальне оформлення та нормативне регулювання

Консультації

Порядок списання паливно-мастильних матеріалів на підприємстві: що важливо знати? Коректне списання палива є важливою складовою обліку автотранспорту на підприємстві. Витрати на пальне мають бути повністю підтверджені розрахунками та первинними паперами.

Відсутність обґрунтування витрат створює ризики під час перевірок податковими органами. Тому компаніям необхідно налагодити чітку систему обліку ПММ.

Документальне підтвердження витрати пального

Списати паливо в бухобліку можна лише за наявності належним чином оформленої первинної документації.

Власна форма подорожнього листа. Підприємство може розробити свій бланк із обов’язковими реквізитами первинного документа.
Зведені акти списання. Документ складають на основі даних про фактичний пробіг та напрямки поїздок.
Розрахункові чеки АЗС. Касові чеки підтверджують обсяг придбаного та заправленого в бак горючого.
Авансовий звіт. Подається водієм у разі розрахунку за пальне готівковими коштами або корпоративною карткою.

Усі показники спідометра мають суворо відповідати даним у внутрішніх журналах обліку.

Встановлення та застосування лімітів витрати ПММ

Підприємство повинно мати чітко обґрунтовані базові норми витрати палива для кожного автомобіля.

Галузеві норми. За основу можна брати базові показники, затверджені профільними державними інститутами.
Внутрішні нормативи. Компанія має право затвердити власні норми наказом керівника після проведених контрольних замірів.
Сезонні коефіцієнти. Наказ про списання може передбачати надбавки за роботу взимку або в складних міських умовах.

Списання ПММ понаднормово вимагає окремого службового розслідування та письмових пояснень водія.

Обумовленість рахунків бухгалтерського обліку

Витрачене паливо списується на витратні рахунки відповідно до функціонального призначення автомобіля.

Адміністративні потреби (рахунок 92). Сюди відносять пальне для транспорту керівництва та служб управління.
Збут та доставка (рахунок 93). Обліковують витрати на автомобілі, що доставляють продукцію або обслуговують клієнтів.
Виробничі процеси (рахунки 23, 91). Спрямовують пальне для технологічного транспорту та спецтехніки.

Витрати палива понад норму не включаються до складу валових витрат і можуть оподатковуватись як додаткове благо водія.

Контроль та інвентаризація залишків пального

Для запобігання зловживанням на підприємстві слід регулярно вимірювати фактичні залишки палива в баках.

Зняття залишків проводять наприкінці кожного місяця з обов’язковим складанням акта звірки.

Результати вимірювань порівнюють із даними бухгалтерського обліку для виявлення можливих нестач чи перевитрат.

Регулярний контроль та правильне оформлення документів гарантують повну безпеку під час податкових аудитів.

Oновлено 11.09.2026

5/5 - (2)

Чайка Іларіон

Експерт технічний з промислової безпеки та аудиту стану охорони праці, поєдную професійну діагностику обладнання підвищеної небезпеки з упровадженням сучасних стандартів комплаєнсу та розбудовою прогресивної культури безпеки на українських підприємствах.