Як оновити дані в електронній трудовій книжці при виправленні паперового документа

Консультації

Як оновити дані в електронній трудовій книжці при виправленні паперового документа і що для цього треба? У 2026 році процес цифровізації трудових відносин став звичною справою, проте іноді виникають ситуації, коли в паперовій трудовій книжці виявляють пропущений запис або помилку вже після того, як її скан-копії були передані до Пенсійного фонду.

У таких випадках важливо знати, як правильно актуалізувати інформацію в електронному реєстрі, щоб дані про стаж відображалися коректно.

Процедура внесення уточнень до електронної версії

Якщо в паперовий документ було внесено пропущений запис, ці зміни необхідно обов’язково відобразити на вебпорталі електронних послуг. Згідно з чинним законодавством України, для цього не потрібно повторно завантажувати всю трудову книжку від початку до кінця. Достатньо подати уточнюючі дані через створення нового звернення в розділі, що стосується відомостей про трудові відносини.

Для оновлення бази даних потрібно підготувати цифрові копії лише певних сторінок. Зокрема, необхідно зробити якісний скан титульного аркуша для ідентифікації власника документа, а також безпосередньо тих сторінок, де було зроблено новий або виправлений запис. Важливо, щоб зображення були чіткими та відповідали технічним вимогам порталу.

Технічні кроки для подання інформації

Процес подання змін складається з кількох послідовних кроків. Спочатку заповнюється відповідна електронна форма, де вказуються деталі уточнення. Після цього до системи прикріплюються підготовлені скан-копії титульної сторінки та сторінок із новими даними.

Якщо виправлення стосується періодів роботи, які потребують додаткового підтвердження, можна також додати скан-копію уточнюючої довідки. Завершальним етапом є перевірка всіх введених даних та підписання звернення за допомогою електронного підпису.

Після відправлення запиту фахівці опрацюють нову інформацію, і оновлені записи з’являться в особистому кабінеті. Такий підхід дозволяє підтримувати актуальність електронної трудової книжки без зайвих паперових процедур та тривалих очікувань.

Oновлено 19.04.2026

5/5 - (2)

Чайка Іларіон

Експерт технічний з промислової безпеки та аудиту стану охорони праці, поєдную професійну діагностику обладнання підвищеної небезпеки з упровадженням сучасних стандартів комплаєнсу та розбудовою прогресивної культури безпеки на українських підприємствах.