Електронні трудові книжки: строки оцифрування, перевірка стану подання та особливості кадрового обліку

Консультації

Електронні трудові книжки: як її отримати? Перехід від паперового кадрового документообігу до цифрового обліку трудової діяльності є важливою складовою реформування системи соціального та пенсійного страхування в Україні.

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог традиційного паперового документа, у якому накопичуються відомості про стаж, військову службу, прийом на роботу, переведення, звільнення та заохочення працівника. Головна мета створення цифрових реєстрів — автоматичне призначення пенсій за віком без необхідності особистого звернення до Пенсійного фонду України (ПФУ) та мінімізація ризиків втрати або пошкодження паперових документів.

Згідно із Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», перехідний період для оцифрування накопичених відомостей визначено тривалістю у 5 років. Роботодавці та застраховані особи зобов’язані забезпечити подання сканованих копій паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Кінцеві строки подання скан-копій та хто має здійснювати оцифрування

Законодавство встановлює чіткі часові межі та відповідальних осіб за внесення даних до електронних реєстрів:

Граничний термін оцифрування. П’ятирічний перехідний період завершується влітку 2026 року (10 червня 2026 року). До цієї дати відомості про трудову діяльність усіх працюючих громадян мають бути повністю переведені в електронний формат та перевірені фахівцями Пенсійного фонду.
Відповідальність за подання документів. Передати скановані копії трудової книжки через вебпортал електронних послуг ПФУ може роботодавець (страхувальник) за свого найманого працівника. Також і безпосередньо сам громадянин (застрахована особа) самостійно.
Пріоритетність внесення даних. Першочерговому оцифруванню підлягають трудові книжки працівників передпенсійного віку. Також особи, які претендують на пільгове пенсійне забезпечення, а також військовозобов’язаних осіб та сумісників.

Перевірка статусу обробки документів та виправлення помилок

Після відправки сканованих копій трудової книжки через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ документ проходить автоматичну та ручну перевірку спеціалістами фонду. Процес обробки та перевірки стану оцифрування відображається в спеціальному розділі кабінету страхувальника або застрахованої особи.

Процедура перевірки та можливі статуси обробки включають такі етапи:

Аналіз статусу звернення. У розділі «Мої звернення» можна відстежити стан опрацювання поданих документів. Статус «Виконано» свідчить про те, що відомості з паперової книжки успішно внесені до Електронної трудової книжки та зацифровані у повному обсязі.
Причини відхилення або відмови. Якщо звернення має статус «Відхилено» або «Скасовано», у деталях звернення обов’язково зазначається конкретна причина. Найдрібнішими підставами для відмови є: неналежна якість скан-копій (розмиті зображення, відсутність кольорового сканування), відсутність печаток чи підписів на сторінках, наявність виправлень або розбіжності між даними трудової книжки та паспорта/РНОКПП.
Порядок усунення недоліків. У разі виявлення помилок чи відмови в оцифруванні роботодавець або працівник мають усунути зазначені зауваження (внести належні записи, видати дублікат або довідку з місця роботи) та повторно сформувати і відправити новий пакет скан-копій.

Правила зберігання та видачі паперових трудових книжок

Після того як відомості про трудову діяльність застрахованої особи повністю внесені до електронного реєстру ПФУ та отримано статус успішного оцифрування, паперова трудова книжка втрачає статус основного документа про стаж.

У зв’язку з цим діють наступні кадрові правила:

Передача книжки працівникові. Роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові під особистий розписку в Журналі обліку руху трудових книжок. З цього моменту паперовий документ зберігається безпосередньо у працівника.
Внесення записів за бажанням. На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний продовжувати вносити записи про прийом, переведення та звільнення до паперової трудової книжки паралельно з веденням електронного обліку.
Ведення кадрових наказів. Для новоприйнятих працівників укладення трудового договору здійснюється на підставі паспортних даних, РНОКПП та відомостей про трудову діяльність із вебпорталу ПФУ. Паперова трудова книжка при прийнятті на роботу роботодавцю обов’язково не передається, якщо працівник не виявив такого бажання.

Дотримання процедури оцифрування трудових книжок гарантує точність обліку страхового стажу та захищає соціальні права громадян під час призначення пенсійних виплат та допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Oновлено 16.08.2026

5/5 - (2)

Чайка Іларіон

Експерт технічний з промислової безпеки та аудиту стану охорони праці, поєдную професійну діагностику обладнання підвищеної небезпеки з упровадженням сучасних стандартів комплаєнсу та розбудовою прогресивної культури безпеки на українських підприємствах.